Kontakt oss:
Ta gjerne kontakt på telefon 75 65 04 60, post@nfk.no eller direkte med ansatte på AiN.
Om KOAN
Kommunalt oppgavefellesskap Arkiv i Nordland (KOAN) er kommunenes arkivinstitusjon organisert etter §19.1 i kommuneloven om interkommunalt samarbeid. KOAN er etablert med egne vedtekter, styre og representantskap, samt eget budsjett og regnskap.
KOAN het tidligere IKAN
KOANs medlemmer får hjelp med:
- Arkivdanning i kommunene (organisering, ansvar etc.)
- Arkivfaglige spørsmål
- Arkivplan / Internkontroll
- Elektroniske uttrekk
- Langtidsbevaring av dokumenter:
- Ordning av papirbaserte dokumenter
- Forsvarlig oppbevaring
- Betjening etter gjeldende lovverk
- Frigjøre plass brukt til arkivoppbevaring
- Forenkle kommunens arbeid med innsynshenvendelser
- Forenkle kommunal saksbehandling
- Arkivfaglige kurs og opplæring
KOAN kommer på besøk til medlemmene
KOAN skal i løpet av en 4-5-årsperiode besøke samtlige medlemmer. Besøket er gratis. Besøkene skal være til gjensidig informasjon og en mulighet for kommunene til å ta opp arkivfaglige problemstillinger. Besøket vil vare en arbeidsdag, men kan forlenges ved behov. Vi kontakter kommunene på forhånd, for å avtale både problemstillinger og datoer for besøk.
Eksempler på problemstillinger ved besøkene
- journalsystem
- registreringsrutiner
- saksbehandlingsrutiner
- lokaler
- uttrekk
- mediekonvertering (digitalisering)
- avlevering
- arkivplan
- bevaring- og kassasjon eller annet.
Medlemmer av KOAN
40 av 41 kommuner i Nordland er medlemmer i KOAN. Gjennom medlemskapet får disse kommunene hjelp til å håndtere kravene i arkivloven, offentleglova, forvaltningsloven, Personvernforordningen (GDPR) og andre lover som berører dokumentforvaltningen.