Mappe-mal Arkiv i Nordland

1. Innledning

Personregister er rettighetsdokumentasjon som det er viktig å behandle og oppbevare korrekt. Ved å overføre personregister til Arkiv i Nordland kan arkivskaper være trygg på at arkivmaterialet blir tatt vare på.  Arkiv i Nordland betjener også arkivet og gir de som har krav på det innsyn. Denne veiledningen gir en beskrivelse av de viktigste elementene med tanke på overføring av personregister til depot. Den gir eksempler på hva som kan overføres og når. Veiledningen går konkret inn på hvordan materialet skal ordnes, listeføres og markeres på boksnivå.

Personregistermateriale skal ordnes før overføring til Arkiv i Nordland. Hvordan arkivet skal ordnes er avhengig av hvilken type personregister det er snakk om. Kravene i vår veiledning for overføring av papirarkiv må være innfridd. Personregistermaterialet registreres i overføringslisten som egne serier. For eksempel gjennom at personalmappene blir en egen serie under bokstaven P etter Norsk allment arkivskjema. Klientmapper og elevmapper blir egne serier under bokstaven F. Deretter registreres hver boks i serien på det vi kaller stykkenivå etter løpenummer for hver boks. 

Materialet registreres på overordnet nivå i overføringslisten (XLSX, 44 kB). De generelle overføringslistene skal ikke inneholde sensitive data som navn, personnummer etc. Denne informasjonen skal registreres i en egne lister etter mal for personregister. Det er disse listene denne veiledningen hovedsakelig kommer til å omhandle. Nærmere beskrivelse av hvordan personregisterlisten skal fylles ut finner du lengre ned på denne siden.

Dersom arkivskaper ikke har anledning til å ordne og listeføre personregisteret selv, kan Arkiv i Nordland gjøre det mot betaling. Da må dere bruke overføringslisten (XLSX, 21 kB) for uordnet arkivmateriale.  

Hvilke arkiv kan overføres?

Eksempler på personregister (brukermapper) som kan overføres til Arkiv i Nordland (AiN):

• Klientarkiv etter sosialtjenesteloven
• Pleie og omsorgsarkiv etter sosialtjenesteloven
• Klientarkiv etter barnevernsloven
• Elevarkiv i grunnskolen/videregående skole
• Klientarkiv ved PPT-kontor
• Klientarkiv fra flyktning- eller asylmottak

I tillegg kan pasientjournaler fra den kommunale helsetjenesten, helsekort fra skoletjenesten/ helsesøstertjenesten og andre arkiv som er opprettet etter kommunehelsetjenesteloven overføres.

Private bedrifter og foretak kan også ha personregistermateriale, som f.eks fra bedriftshelsetjenester. Disse kan overføres til Arkiv i Nordland. Private virksomheter har ikke avleveringsplikt til depot etter arkivloven, men kan ha plikt til avlevering til Norsk helsearkiv m.v.

Når skal arkivene overføres?

Personregister som ikke lenger er i administrativt bruk kan avleveres til Arkiv i Nordland etter 20 år. Personregister kan avleveres på et tidligere tidspunkt etter særskilt avtale.

2. Overføring av personregister

Sjekkliste for overføring av personregistermateriale (DOCX, 25 kB) 

(Denne er under revidering. Vil komme en ny utgave) 

Forberedelse og gjennomføring av overføring

Før virksomheten overfører personregister skal det gis forhåndsmelding. Denne skal inneholde informasjon om arkivets innhold og størrelse (antall hyllemeter). Arkivmaterialet skal være ordnet og enkelte typer mapper skal listeføres før avlevering. Komplett oversikt over mappene skal utveksles med Arkiv i Nordland før arkivet kan avleveres. 

Følgende leveres ordnet og listeført i personregisterliste

• Barnehagemapper
• Elevmapper (Proveniens, arkiv fra den aktuelle skolen)
• PPT-mapper
• Barnevernsmapper
• Flyktningemapper
• Klientmapper fra sosial/NAV/Rus & psykiatri

Personregisterliste i excel-format til nedlasting. (XLSX, 12 kB)

(Denne er under revidering. Vil komme en ny utgave) 

Følgende leveres ordnet, men uten krav om personregisterliste

• Helsekort fra helsesøstertjenesten (Endring fra tidligere. Trenger ikke listeføres lengre, men skal være kronologisk etter fødselsdato)
• Mapper fra helsestasjon (svangerskapsjournaler)
• Personalmapper (Skal være alfabetisk eller kronologisk etter fødselsår. NB: Ikke send bokser basert på året ansatte har sluttet. Da må vite hvilket år personen har sluttet for å kunne betjene innsyn)
• Pasientjournaler/morsmapper (OBS! Kun eldre mapper før 1950 sendes til AiN)
• Kartotek (Kronologisk og alfabetisk)
• Skjermbilder (Helseråd/ Tuberkulosearkiv. Alfabetisk eller kronologisk)
• Bedriftshelsetjenester (Alfabetisk eller kronologisk)
• Søknader til Husbanken/ Bostøttekontoret (Alfabetisert, periodisert eller kronologisk)
• Overformynderi (Alfabetisert eller kronologisk)
• Vergeråd (Alfabetisert eller kronologisk)
• Bidragsfogden (Alfabetisert eller kronologisk)

Proveniens

Arkivmaterialet ordnes etter opphav/proveniens. Det betyr at den opprinnelige orden bevares. Arkivskapere holdes adskilt, og arkivet må ikke ordnes på ny måte i etterkant. Se veiledning for overføring av papirarkiv for mer informasjon.

Arkivbegrensning

Før overføring skal materialet arkivbegrenses. Arkivbegrensing består i å kaste doble kopier, unødvendige kladder/notater/postit-lapper, timelister og lignende. Vær oppmerksom på at arkivbegrenset materiale skal makuleres hvis det er personsensitivt. Binders og plastomslag fjernes fra arkivmaterialet.

Pakking og merking av materialet

Bokser merket med blyant med kommunenavn, innhold, periode og boksnummer Arkiv i Nordland

Arkivbokser merkes med blyant med kommunenavn, innhold, periode og løpenummer.

Mappene legges i godkjente arkivbokser som merkes.

Følgende informasjon påføres boksen: (Eksempel:)

• Arkivskapers navn (Narvik kommune.  Ankenes skole)
• Arkivstykkets innhold (elevmapper - fødselsår og etternavn)
• Tidsrom materialet omfatter (2002)
• Arkivstykkets nummer (Boks nr. 4)

Arkiv i Nordland katalogiserer materialet og setter på nye etiketter etter mottak. Det skal av den grunn kun skrives med blyant på boksene. NB! Personnavn og fødselsdato skal ikke skrives på boksene.

I arkivboksen skal det ligge en liste over personene som har mappe i boksen. Denne kan hentes og skrives ut fra personregisterlisten. Samlet oversikt sendes via lenke som opprettes via KDRS filesender (personregisterliste)

Arkivmaterialet må pakkes slik at det ikke blir skadet under transport. Det pakkes i samme rekkefølge som det har på overføringslisten.

Arkiv i Nordland bruker listene til gjenfinning av personer ved henvendelser. Listen må derfor foreligge utfylt etter vår standard som et elektronisk dokument. Ved å bruke standardiserte lister blir dataen fra listene lett tilgjengelig for de som betjener innsyn.

Personregisterliste
Last ned og fyll ut vår personregisterliste (XLSX, 12 kB). Det er krav om at malen må følges.

Ta kontakt med Arkiv i Nordland for å få tilgang til sikker opplasting av ferdig utfylt liste. Du vil da få en lenke fra KDRS (Kommunenes digitale ressurssenter). Ikke send ferdig utfylt liste pr. e-post! 

Personregisterlisten ser slik ut:

Skjermbilde av personregisteroverskrifter

Personnummer
Norske personnummer har fem siffer og inneholder kontrollsiffer. Andre nasjonaliteter føres i "Notat-feltet." Dersom man ikke finner personnummer lar man det stå tomt.

Tomme mapper
Mapper som er tomme eller lånekort som indikerer at mappen er utlånt må ikke kastes, men oppføres da som "mappe mangler, eller tom mappe" under Notat-feltet.

"Deler mappe med"
En person kan noen ganger dele mappe med en annen (ofte familiemapper). Feltet «deler mappe med» angir hvilken personmappe dette gjelder. Hvis flere personer har dokumenter i mappa, skal de ha hver sin linje i skjemaet. Fyll ut linja for personen som normalt; husk å sette “0” i kolonne I og navnet på personen de deler mappe med i kolonne M, slik som her:

Excel-skjema utfylt for to som deler mappe. Arkiv i Nordland

Overføringslister

Overføringslisten viser til overordnet innhold i arkivet, samt antall arkivbokser i den respektive serien. Få også med hvor mange flytteesker som overføres. Ytterårene (periode) skal også føres på. Utfylling av overføringsliste for ferdig ordnet arkivmateriale er forklart i detalj i veiledningen for overføring av papirarkiv. Se eksempel på ferdig utfylt serie Pb på overføringslisten under.
Overføringsliste ferdig ordnet arkivmateriale - Eksempel med utfylling.xlsx (XLSX, 121 kB)