Saksgang for å overføre arkiv til Arkiv i Nordland
Alle overføringer av arkiv til Arkiv i Nordland skal være avtalt på forhånd, slik at mottak og verifisering kan planlegges inn i den daglige driften.
Arkivleder (ev. andre som er tildelt den myndigheten hvis avsender/kommune ikke har arkivleder) tar kontakt med Arkiv i Nordland på post@nfk.no Henvendelsen merkes med “overføring av papirarkiv". Mottaksansvarlig og eventuelt personregisteransvarlige tar deretter kontakt med dere for å planlegge overføringen av arkivmateriale. Merk at det er helt egne krav til overføring av personregistermateriale. Det finnes derfor en egen veiledning for denne typen materiale.
Krav om at alt av arkiv etter 1965 skal være ferdig ordnet
Det er et krav for å få overføre arkiv til Arkiv i Nordland at alt av arkiv som er skapt etter 1965 skal være ferdig ordnet. Ordning av materiale før 1965 inngår i kommunenes medlemskap i kommunalt oppgavefellesskap Arkiv i Nordland (KOAN).
I denne manualen vil vi forklare stegvis hva som må være på plass for at et arkiv skal være ferdig ordnet. Arkiv i Nordland kan påta seg jobben med å ordne arkiv etter 1965, men da må det utformes en egen avtale for dette. Gjeldende pris for ordning av arkivmateriale er tilgjengelig her.
Hvis kommunen overfører uordnet materiale er det egne overføringslister for uordnet materiale som skal brukes. Manualen er laget med utgangspunkt i kommunalt materiale, men det er fullt mulig å bruke denne på andre typer materiale.
Hvilke krav stilles i forbindelse med overføring?
Før en overføring kan skje skal arkivmaterialet være:
- Minimum 20 år gammelt med mindre særlige forhold gjør at materialet må overføres tidligere. Slike særlige forhold må avklares med Arkiv i Nordland før en eventuell overføring.
- Ute av administrativt bruk
- Gjennomgått med tanke på arkivbegrensning og kassasjon
- Vurdert med tanke på om det har vært omorganisering hos arkivskaperen
- Ordnet i samsvar med gjeldende lovverk (arkivlova, arkivforskrifta og bevaringsforskriften)
- Vurdert med tanke på mediekonvertering. Hvis planen er mediekonvertering anbefaler vi at stifter også fjernes før overføring av arkivmaterialet.
Lovverk og standarder knyttet til overføring av papirarkiv
Arkivforskriftens paragraf 41 pålegger Arkiv i Nordland å publisere søkbare oversikter over avleverte eller overførte arkiv. Disse oversiktene skal inneholde informasjon om:
- Hva slags dokumentasjon arkivene inneholder
- Hvem som har skapt arkivene
- Hvilken tidsperiode arkivene omfatter
- Hvordan brukerne kan få tilgang til arkivene.
Basert på denne forskriftsendringen er Arkiv i Nordland avhengig av mest mulig metadata om arkivene og arkivene må leveres i en tilstand som gjør denne tilgjengeliggjøringen mulig.
Få en oversikt over arkivmaterialet før man begynner prosessen
For å forstå hvordan alle dokumentene i et arkiv henger sammen, og for å kunne etterlyse materiale som eventuelt mangler, må det aller først skaffes en oversikt over virksomheten og arkivene:
- Hvilke år har virksomheten eksistert?
- Hvilke oppgaver har virksomheten hatt?
- Har den gjennomgått større omorganiseringer?
- Hvilke avdelinger har eksistert?
- Har virksomheten skiftet navn?
- Forsøk også å finne alle arkivnøkler, instrukser og planer for arkivet (Du bør finne det meste av dette i dokumentasjonsplanen tidligere arkivplanen)
- Samle inn alt arkivmateriale.
- Skriv ned overordnet historikk for det respektive arkivet og aktøren og før inn disse inn i overføringslisten! Historikken vil være nødvendig for den som senere skal bruke arkivet.
- Samle inn alt materiale som hører til den arkivperioden som skal overføres.
- Hent inn materiale som er utlånt til saksbehandlere og undersøk om det finnes arkiv i lagerrom, kjellere, loft, eller i andre lokaler der materiale blir satt bort.
Alle deler av arkivet skal overføres. Husk at arkivet ikke bare består av sakarkiv, journaler og møtereferater, men også av for eksempel fagserier og registre. Kart, tegninger og fotografier kan også være en del av arkivet!
Aktør og arkivhistorikk
I arbeidet med å kartlegge historiske kommunale aktører finnes det flere hjelpemidler som kan komme til nytte.
Interkommunalt arkiv i Hordaland har hatt et prosjekt hvor de har gått gjennom de fleste kommunale arkivskaperne/aktørene fra etter 1965. Oversikten fra IKA-Hordaland er tilgjengelig på nett..
Når det gjelder arkivmateriale fra før 1965 anbefaler vi Liv Mykland og Kjell Olav Masdalen sin bok om administrasjonshistorie og arkivkunnskap. Denne er tilgjengelig på Nasjonalbibliotekets nettsider.
Sortering av arkivmaterialet
Når du sorterer og ordner arkivmaterialet skal du følge proveniensprinsippet. Hva det betyr i praksis forklarer vi nedenfor.
Ikke bland sammen arkiv etter ulike virksomheter. En kommune kan ha mange arkiv. Noen av arkivskaperne kan ha en såpass nær tilknytning at det kan betraktes som et arkiv (for eksempel formannskapet og kommunestyret).
Arkiver fra ulike virksomheter ordnes hver for seg, og registreres i hver sin overføringsliste. Aller først må du derfor fastslå hvem som har skapt arkivmaterialet - på fagspråk heter det å fastslå arkivmaterialets ytre proveniens (opprinnelse). Det betyr blant annet at hvis en virksomhet har gjennomgått en større omorganisering, så skal arkivet før omorganiseringen holdes for seg, og arkivet etter omorganiseringen for seg.
Iblant endrer en virksomhet navn uten at det medfører endringer for virksomheten. I slike tilfeller skal du ikke sette skille i arkivet, men du må opplyse om navneendringen i innledningen til overføringslisten.
Behold den indre ordningen i arkivet mest mulig !
Proveniensprinsippet betyr også at man skal beholde den indre ordningen i et arkiv så langt som mulig i ordningsarbeidet, og ikke omsortere om materialet. Det heter at man tar hensyn til arkivets indre proveniens. Hvis ikke kan man risikere å miste sammenhenger i dokumentasjonen. Arkivet ordnes etter Norsk allment arkivskjema.
En arkivserie er en del av et arkiv som har hatt en viss funksjon. Brevjournaler er eksempel på en type serie, kopibøker er en annen og korrespondanse en tredje. Men det er ikke bare materialets funksjon som definerer en serie - måten materialet er ordnet på kan også definere en serie.
Du skal sette opp de ulike arkivseriene innenfor hvert arkiv serie for serie. Rekkefølgen på seriene skal følge Norsk allment arkivskjema .
I denne fasen av arbeidet er det praktisk å gi alle arkivstykker et løpenummer som registreres i en provisorisk liste, slik at man får en oversikt over materialet. Denne nummereringen bli ikke den samme som i den endelige overføringslisten, den er bare et arbeidsredskap. Metodikken er særlig aktuell i kaosarkiver.
Rensing av arkivmateriale
Video som forklarer rensing av arkivmateriale:
Ikke alt av dokumenter skal bevares! Dokumenter som ikke har verdi for ettertiden og kontormateriell som er skadelig for papiret skal renses ut.
Under gjennomgangen av arkivet skal du fjerne:
- Binders
- gule lapper (ta en kopi av lappen dersom innholdet er vesentlig!)
- plastlommer, plaststrips, spiralinnbinding, skilleark, gummistrikk
- Rustne stifter. Hvis materialet skal mediekonverteres anbefaler vi at stifter også fjernes. Dette vil gjøre at selve innskanningen tar kortere tid og kostnaden for mediekonverteringen vil bli lavere hvis Arkiv i Nordland skal gjennomføre denne
Stifter er erfaringsmessig av varierende kvalitet. Stifter som er i god stand (uten synlige skader) kan derfor beholdes med mindre det er i sammenheng med mediekonvertering. Imidlertid vil det i mange dokumenter være stifter som er rustne. Slike stifter skader arkivmaterialet og vil over tid gjøre at deler av teksten i disse dokumentene kan gå i oppløsning. Stifter som har rustskader skal derfor fjernes før avlevering til arkivdepot. Bruk verneutstyr for å beskytte deg mot ruststøv (se bilder nedenfor som viser fjerning av slike stifter).
Binders kan erstattes med et papiromslag (A3-ark) for å holde papirdokumentene samlet. Vanlig kopipapir, som tilfredsstiller internasjonal standard ISO 9706 kan brukes til dette. Informasjon om at papiret tilfredsstiller ISO 9706 finnes utenpå innpakningspapiret. Arkiv i Nordland kan bistå hvis dere skal bestille arkivprodukter.
I de tilfeller arkivmateriale også inneholder fotografisk materiale skal ikke vanlig kopipapir benyttes som omslag.
Ved fjerning av binders og stifter er det viktig å ikke skade arkivmaterialet. Binderser og stifter fjernes derfor enklest på følgende måte:
Fjerning av rustne binders fra gamle dokumenter
Foto: Nasjonalarkivet
Bruk en transparent polyesterfilm eller kartong som støtteunderlag for å skåne papiret. Før denne under bindersen på baksiden. Løft bindersens fremside opp i loddrett posisjon så den løsner fra dokumentet. Det er viktig å påpeke at rustne spikere også kan være en indikasjon på andre skader på materialet på grunn av fukt. Det er viktig at muggskadet arkivmateriale ikke blandes med friskt materiale.
Fjerning av stifter fra gamle dokumenter
Foto: Nasjonalarkivet
Bruk en transparent polyesterfilm eller kartong som støtteunderlag for å skåne papiret. Før støtteunderlaget inn under stiftens endeside og deretter spatelen over der. Løft forsiktig opp slik at stiftens ender blir så rette som mulig. Snu dokumentet til fremside og før støtteunderlaget inn under stiften, bruk spatelen til å løfte stiften forsiktig opp.
Fjerning av stifter fra nyere dokumenter i god stand
Foto: Nasjonalarkivet
Løft stiftens endesider og hev forsiktig opp. Snu dokumentet og løft stiften forsiktig ut. Det finnes flere typer verktøy man kan bruke når man skal gjennomføre dette.
Fysisk tilstandsvurdering av arkivet
Om arkivmaterialet er skittent, muggent, fuktig eller skadet kan det ikke overføres som det er. Støv og skitt børstes eller støvsuges bort. Ved fuktskader eller mugg skal du alltid ta kontakt med Arkiv i Nordland. Vi kommer til å oppdatere vår veileder for håndtering av skadede arkiver.
Arkivlokaler der arkivet er oppbevart må i tillegg være kartlagt med insektsfeller, blant annet for å hindre mottak av materiale infisert av skjeggkre.
For å få overføringslisten godkjent, skal den fysiske tilstanden av arkivmaterialet vurderes. Tilstandsvurderingen fylles ut i et eget skjema. Vi benytter et skjema som er tilnærmet Nasjonalarkivets, som du skal bruke i forbindelse med vurderingen. Tilstandsvurdering skal sendes til Arkiv i Nordland før materialet kan overføres. Dere finner skjemaet lengre ned på siden sammen med nedlastbare overføringslister.
Arkivbegrensning og kassasjon
Se også våre veiledning for bevaring og kassasjon.
Om arkivbegrensning og kassasjon ikke har vært gjort før, må det gjøres før overføring.
Arkivbegrensning betyr at man fjerner dokumenter som egentlig ikke hører til i arkivet. Det er slikt som ikke har vært gjenstand for saksbehandling eller har verdi som dokumentasjon. Eksempler kan være innsendte trykksaker, konsept/kladder, ekstra kopier, reklame, referanselitteratur, julekort, innkomne rundskriv som ikke har ført til saksbehandling, m.m.
Kassasjon betyr at man fjerner dokumenter som er arkiv selv om dokumentene har vært en del av saksbehandlingen. Bruk derfor deres egen bevaring- og kassasjonsplan sammen med bevaringsforskriften i dette arbeidet.
Arkiv i Nordland tar ikke imot ordnet arkiv der det ikke er gjennomført arkivbegrensning. Vi kan tilby bistand til deponeringen og eventuelt gjennomføre arkivbegrensning i tråd med kommunens bevaring- og kassasjonsplan. Arkiv i Nordland foretar ikke uhjemlet kassasjon.
Pakking av arkivmaterialet underveis i ordningsarbeidet
Arkivbokser, mapper og omslag
Det er viktig å pakke arkivmaterialet i godkjente arkivbokser, mapper og omslag. Dette beskytter arkivmaterialet mot ytre påvirkning som for eksempel lys, støv, skitt samt hindrer arkivmaterialet å brytes ned. Ved overføring til Arkiv i Nordland skal esker, mapper og omslag oppfylle krav i internasjonal standard for papir ISO 9706 og ISO 16245.
Mapper
Video som viser hvordan man legger dokumenter over i mapper og omslag:
Merk hver mappe med relevant informasjon, for eksempel saksnummer, arkivkode, emne og årstall. Erstatter du en eldre mappe med en ny, husk å ta vare på all relevant informasjon fra det eldre omslaget. Dere trenger ikke å bytte saksmappene fra et saksarkiv så lenge de er i papir!
Arkivdokumenter som hører sammen, hører til samme sak, eller som er registrert med samme arkivkode samles i en mappe. Mappene skal være tykt papir som gir stabilitet i esken. Istedenfor å bruke binders for å holde dokumenter i mappen sammen, kan man bruke papiromslag (A3-ark). Vanlig kopipapir, som tilfredsstiller internasjonal standard ISO 9706 kan brukes til dette. Omslagene og mappene skal være ligninfri, syrefrie og buffret (eller med bufferkapasitet) fordi det beskytter papiret fra nedbrytning.
På hver mappe skal det være en innholdsbeskrivelse med for eksempel opplysninger om saksnummer, arkivkode, emne og årstall, og tekst fra arkivnøkkel. Du skal skrive med blyant eller arkivbestandig penn.
Blyant bør brukes til merking av omslag og mapper. Blyant har bedre holdbarhet enn penn. Det er best å bruke en blyant med en viss hardhet (f.eks HB hardhet).
Kravene til bruk av penner reguleres av ISO-standard. Den aktuelle standard er ISO - 11798. Standarden skal ivareta at lesbarhet og holdbarhet sikres over tid.
Video som viser hvordan mapper pakkes i arkivbokser:
Pakk arkivboksene slik at arkivmaterialet ikke tar skade. For få og mange dokumenter i en arkivboks skader arkivmaterialet .
Arkivmappene pakkes i arkivbokser. Arkivboksene må være konstruert slik at de brettes sammen og ikke limes sammen. De skal ikke ha noen form for metal, klips, lim eller nagler. Arkivboksene skal være 9,5 cm eller 6 cm brede i A4 eller folioformat. Folioformat er en størrelse mellom A3 og A4 som var mye brukt før 1930. Ikke bruk foliobokser på arkivmateriale som bare er i størrelsen A4. Boksene skal tilfredsstille internasjonal standard ISO 9706, ISO 16245 .
Boksene skal ikke pakkes så fulle at man må bruke makt for å ta ut dokument av dem. Det skal heller ikke være for få dokumenter slik at papirene krøller seg i boksen. Det er fullt mulig å la to ulike arkivserier ligge i samme boks. fremfor å bruke bokser som er 9 eller 10 cm. Det er også mulig å bestille smalere bokser. Illustrasjonen under viser hvordan boksen bør fylles opp.
Foto: Nasjonalarkivet
Protokoller
Video av hvordan protokoller pakkes i arkivbokser:
Legg protokollene i en arkivboks med ryggen ned (Hvis de passer i en arkivboks)
Protokoller legges i arkivbokser, med ryggen ned. Da blir de mindre utsatte for støv og slitasje. Nyere brevjournaler passer fint i arkivbokser og kan registreres som mapper i arkivboksen.
Dersom det ligger løse ark i en protokoll (som ikke må forveksles med løse sider), skal disse tas ut og plasseres samlet i omslag. En henvisning om hvorfra dokumentene er tatt ut skives på omslaget. Dette bør også noteres i overføringslisten i innholdsfeltet. For eksempel slik: Løsmateriale er tatt ut og plassert i serien Ea i stykkenummer 1. Det bør da være krysskobling mellom arkivstykke Ea - 1 og det arkivstykket løsmaterialet er tatt ut fra. Sider som har løsnet kan være igjen i protokollen. Det er bare ark som er lagt inn i protokollen som skal betraktes som løsmateriale.
Ringpermer
Ringpermer skal ikke bli med ved overføring. Permene sliter etter hvert papiret i stykker, og arkene vil falle ut. Metallet i permen kan også ruste. Ta derfor ut papirene fra permene og legg dem i mapper i arkivbokser.
Mapper fra saksarkiv
Saksarkiv har gjerne egne omslagsmapper. Hvis disse er av papir kan de beholdes som de er i boksen.
Ikke lenger krav til innbinding
Det er ikke lenger et krav å binde inn møtebøker, protokoller, kopibøker og papirbaserte journaler.
Overføringslister
Arkiv i Nordland bruker Nasjonalarkivets overføringslister for registrering av arkivmateriale. Det er obligatorisk å bruke disse på alt av overføringer som gjelder arkivmateriale fra etter 1965 med mindre Arkiv i Nordland skal ordne materialet mot betaling.
Vi har også laget en modifisert liste for overføring av uordnet arkivmateriale.
Listene skal godkjennes av Arkiv i Nordland før overføring.
I overføringslistene skal hver arkivboks og hver protokoll registreres på stykkenivå og få sitt eget nummer. Dersom det finnes mapper/flere protokoller i en arkivboks, skal de også ha løpende nummer i feltet for mapper. Strukturen i et arkiv og i overføringslisten skal følge Norsk allment arkivskjema. Unntaket er fagseriene (spesialseriene) for virksomheten.
Dersom det foreligger en tidligere overføring, skal arkivmaterialet ses i sammenheng. Ta kontakt for veiledning/utfyllende informasjon. For eksempel gjennom at Arkiv i Nordland oversender allerede eksisterende arkivkatalog for dette arkivet.
Før registreringen starter:
- Overføringsliste for registrering av arkivmateriale lastes ned og lagres på eget område - husk separate lister for hver arkivskaper .
- Følg veiledningen/forklaringen som ligger innbakt i overføringslisten for registrering av arkivmateriale
- Dersom en mappe, et arkivstykke, en arkivserie eller hele arkivet skal sperres for innsyn, skal lovhjemmel som ligger til grunn for klausuleringen, samt hvor lenge materialet er klausulert registreres i overføringslisten
- Bruk gjerne eksempellisten (XLSX, 121 kB) for å se hvordan materialet skal registreres i listen.
Norsk allment arkivskjema er strukturert følgende måte:
A – Møtebøker, referatprotokoller, forhandlingsprotokoller o.l.
B – Kopibøker
C – Journaler og andre overgripende register (Brevjournaler, journaler over inngående og utgående saker. Disse er ofte inngangen til saksarkivet)
D – Saks- og korrespondansearkiv ordnet etter organets hovedsystem
E – Saks- og korrespondansearkiv ordna etter andre, sideordna system
F–O – Spesialserier innenfor hver enkelt arkivskapers fagområde
P – Personalforvaltning
Q – Eiendomsforvaltning
R – Regnskap
S – Statistikk
T – Kart og tegninger
U – Foto, film og lydopptak
V – EDB og mikrofilm
W – Gjenstander
X – Eigenproduserte trykksaker
Y – Andre utskilte arkivdeler, og diverse
Z – Referansemateriell
- Bokstavene A - E: Serier med administrativt materiale som virksomheten selv produserer
- Bokstavene F - O: Benyttes fritt til spesialserier. Her kan virksomheten gi egne navn til seriene.
- Bokstavene P - S: Serier som er basert på materialets funksjon
- Bokstavene T - W: Serier som er skapt på spesielt medium eller format
- Bokstavene X - Z: Serier med litt forskjellig materiale
Husk at det alltid skal opprettes underserier (f.eks. Aa, Fb, Fd). Hver underserie skal ha eget navn. Arkivstykker skal ikke registreres direkte under en hovedserie med bare en bokstav.
Før man begynte med bokstaver-serier ble arkiv ordnet etter egne tallserier. Bruk dagens skjema med bokstaver når dere skal gjennomføre ordning. Hvis dere har eldre arkiv som er ordnet etter tallserier er det bare å overføre de til oss med den gamle strukturen.
Skjermbilde fra arkivportalen.no av arkivkatalogen til Narvik kommune sitt formannskapsarkiv.Hjelpespørsmål ved registrering i overføringslister
Arkivomtale - har vi:
- Riktig navn på arkivet?
- Skrevet kort omtale av arkivet?
- Ført inn fra-og-til-år på arkivet?
- Ført inn klausul/restriksjoner/hjemmel og år, hvis hele arkivet skal unntas offentlighet?
Aktøromtale (arkivskaper) - har vi:
- Riktig navn på arkivskaper/aktør?
- Skrevet kort omtale av arkivskaper/aktør?
- Ført inn riktig tidsperiode arkivskaper startet (og sluttet)?
Seriestruktur - har vi:
- Registrert etter strukturen i allment arkivskjema?
Serier – har vi:
- Riktig navn på serien (f.eks. “Møtebøker”)?
- Riktig seriesignatur (f.eks. Aa)?
- Opplysninger om serien som sier noe om seriens innhold, egenskap og oppbygging utover det navnet tilsier?
- Datert riktig på eldste og yngste dokument/protokoll i serien?
- Vurdert om hele serien skal klausuleres?
- Registrert arkivstykker i serien?
- Registrert riktig stykkenummer, stykkenavn, innhold, fra-til år, ev. arkivkoder og ev. klausul/restriksjoner/hjemmel og år på stykkenivå?
Mapper – har vi:
- Registrert inn på mappenivå hvis det var flere mapper/protokoller i en arkivboks (stykke)?
- Registrert inn riktig mappenummer, mappenavn, innhold, fra-til år, ev. arkivkoder og evt. klausul/restriksjoner/hjemmel og år på mappenivå?
Last ned overføringslister og tilstandsvurderingslister
Overføringsliste - mal for ferdig ordnet arkivmateriale (XLSX, 44 kB)
Overføringsliste - ferdig ordnet arkivmateriale - Eksempel med utfylling (XLSX, 121 kB)
Overføringsliste for uordnet arkivmateriale (XLSX, 21 kB)
Fysisk tilstandsvurdering av arkivmateriale (DOCX, 34 kB)
Overføringslistene skal godkjennes av Arkiv i Nordland før overføring.
Pakking og transport av arkivmaterialet
Arkivbokser og protokoller skal pakkes i hensiktmessig emballasje. Vi anbefaler flytteesker. Vi anbefaler bruk av Jula Pro eller Biltema extra strong.
Arkivstykkene skal pakkes i riktig rekkefølge i forhold til overføringslisten. Når arkivene er ordnet skal transporteskene merkes med arkiv og hvilke serier som er i esken. For eksempel Pa – 1-7 for å indikere hvilke stykker som er i transportesken. For uordnet materiale er det en egen celle hvor dere må føre inn et nummer for hvilken flytteeske arkivstykket ligger i.
Det er en stor fordel om større arkiv pakkes i omvendt rekkefølge, altså at det som skal først i hylla ligger øverst, slik at det lettere kan settes opp i riktig rekkefølge hos oss.
Pakking av arkiv på pall.
Mottak ved Arkiv i Nordland
Dersom virksomheten sender arkivet med transportbyrå eller andre, så må disse kontakte Arkiv i Nordland før ankomst. Dette for at arkivmateriale ikke kan stå ubeskyttet og ubevoktet. Virksomheten vil motta en kvittering for overført materiale etter at vi har mottatt og plassert det i vårt depot. Arkiv i Nordland gjennomfører en kvalitetskontroll av overført arkivmateriale og registrerer avvik.
Avvik i overføringen
Store avvik kan føre til ekstrakostnader og ev. retur av arkivmateriale og det er derfor viktig at alle steg i veiledningen følges. Ta kontakt dersom dere har spørsmål.