Informasjon og veiledning for uttrekk av elektroniske arkivsystemer

Arkiv i Nordland hjelper kommunene i Nordland med uttrekk, etterbehandling og langtidsbevaring av kommunale fagsystemer. Alt i tråd med gjeldende lovverk.

Gjennom å gjøre uttrekk av fagsystemer for oppslag, kan kommunen spare penger på lisenser og andre årlige utgifter for å holde systemene i gang. Etter et uttrekk får kommunen tilgang til informasjonen via Arkiv i Nordlands innsynsløsning. 

Forberedelser til uttrekk

• Orienter arkivleder.
• Kontakt Arkiv i Nordland (AIN).
• Lever oversikt over systemer som er klare for uttrekk til AIN.
• Hvert uttrekk får et saksnummer i AINs sak/arkivsystem. Dette saksnummeret skal inngå i all videre korrespondanse om dette uttrekket.
• Avtaler mellom kommunen og AIN godkjennes og signeres digitalt av begge parter.
• En eventuell avtale om innsynsløsning (utvikling og drift) for det respektive fagsystemet godkjennes og signeres av begge parter.
• Avtal dato og tidspunkt for når uttrekket skal gjøres.

Uttrekk

Uttrekket skjer i sin helhet hos kommunen

• Opplysninger som passord, nettverksadresser, port nummer og database må være tilgjengelige.
• IT-personell og eier av fagsystemet må være tilgjengelig for utfyllende informasjon og for samling av metadata.
• Hvis mulig konverteres informasjonen i fagsystemet til et godkjent arkivformat før uttrekket gjøres.
• Maskinen som skal brukes til å gjøre uttrekket må ha oppdatert programvare for viruskontroll og nødvendig programvare for uttrekk.

Etterbehandling

Alt etterarbeid med uttrekket skjer ved Arkiv i Nordland.

• SIARD-uttrekket kvalitetssikres og nødvendige rettelser gjøres.
• Filformatene i uttrekket kvalitetssikres og nødvendige rettelser gjøres.

Langtidsbevaring

Arkiv i Nordland gjør arbeidet med langtidsbevaring.

• AiN tar kontakt Arkivverket og avtaler langtidsbevaring av uttrekket.
• Uttrekket overføres for langtidsbevaring i digitalt sikringsdepot.
• Arkivverket sender kvittering for mottatt uttrekk til AiN. Kvitteringen legges inn i AiN's sak/arkivsystem.
• Uttrekket føres inn i Asta og blir synlig på listene over kommunens avleverte arkiver på Arkivportalen.

Innsynsløsning

Arkiv i Nordland setter opp og betjener innsynsløsningen. Dette avtales på forhånd.

• Uttrekket analyseres i samarbeid med fagpersonell og kommunen uttrekket kommer fra. Kommunen bestemmer hvilken informasjon fra systemet som skal være tilgjengelig i innsynsløsningen.
•  Uttrekket lastes inn i egnet programvare, og det lages spørringer etter kommunens behov.
• AIN besvarer innsyn fra kommunen via Svar Ut.