Arkiv i Nordland hjelper kommunene i Nordland med uttrekk, etterbehandling og langtidsbevaring av kommunale fagsystemer. Alt i tråd med gjeldende lovverk.
Gjennom å gjøre uttrekk av fagsystemer for oppslag, kan kommunen spare penger på lisenser og andre årlige utgifter for å holde systemene i gang. Etter et uttrekk får kommunen tilgang til informasjonen via Arkiv i Nordlands innsynsløsning.
Forberedelser til uttrekk
- Orienter arkivleder.
- Kontakt Arkiv i Nordland (AIN).
- Lever oversikt over systemer som er klare for uttrekk til AIN.
- Hvert uttrekk får et saksnummer i AINs sak/arkivsystem. Dette saksnummeret skal inngå i all videre korrespondanse om dette uttrekket.
- Avtaler mellom kommunen og AIN godkjennes og signeres digitalt av begge parter.
- En eventuell avtale om innsynsløsning (utvikling og drift) for det respektive fagsystemet godkjennes og signeres av begge parter.
- Avtal dato og tidspunkt for når uttrekket skal gjøres.
Uttrekk
Uttrekket skjer i sin helhet hos kommunen
- Opplysninger som passord, nettverksadresser, port nummer og database må være tilgjengelige.
- IT-personell og eier av fagsystemet må være tilgjengelig for utfyllende informasjon og for samling av metadata.
- Hvis mulig konverteres informasjonen i fagsystemet til et godkjent arkivformat før uttrekket gjøres.
- Maskinen som skal brukes til å gjøre uttrekket må ha oppdatert programvare for viruskontroll og nødvendig programvare for uttrekk.
Etterbehandling
Alt etterarbeid med uttrekket skjer ved Arkiv i Nordland.
- SIARD-uttrekket kvalitetssikres og nødvendige rettelser gjøres.
- Filformatene i uttrekket kvalitetssikres og nødvendige rettelser gjøres.
Langtidsbevaring
Arkiv i Nordland gjør arbeidet med langtidsbevaring.
- AiN tar kontakt Arkivverket og avtaler langtidsbevaring av uttrekket.
- Uttrekket overføres for langtidsbevaring i digitalt sikringsdepot.
- Arkivverket sender kvittering for mottatt uttrekk til AiN. Kvitteringen legges inn i AiN's sak/arkivsystem.
- Uttrekket føres inn i Asta og blir synlig på listene over kommunens avleverte arkiver på Arkivportalen.
Innsynsløsning
Arkiv i Nordland setter opp og betjener innsynsløsningen. Dette avtales på forhånd.
- Uttrekket analyseres i samarbeid med fagpersonell og kommunen uttrekket kommer fra. Kommunen bestemmer hvilken informasjon fra systemet som skal være tilgjengelig i innsynsløsningen.
- Uttrekket lastes inn i egnet programvare, og det lages spørringer etter kommunens behov.
- AIN besvarer innsyn fra kommunen via Svar Ut.
Publisert av Aasta Karlsen
Sist endret 24.04.2024 13.13