Innsyn i digitalskapte arkiver blir enklere

AiNs saksbehandlere har satt seg inn i den nye innsynsløsningen og er klare til å ta den i bruk. Sigrid Solheim/AiN

Arkiv i Nordland har etablert en ny tjeneste som gir kommunene tilbud om innsynsløsninger i fagsystem. HALD-kommunene Herøy, Alstahuag, Leirfjord og Dønna bestemte seg for å ta tjenesten i bruk for fagsystemet Visma Familia, og den nye løsningen for disse er nå klar! Våre saksbehandlere har vært i full gang med opplæring i det nye systemet, og er nå klare til å ta imot de første innsynsforespørslene.

I gamle dager ville alt dette ha vært på papir - og kom det en innsynsforespørsel, var det som med alt annet om å gjøre å lete fram de riktige papirene fra magasinet. Nå er mye av det vi får inn av aksesjoner digitalt skapt - og selv om man har systemer for langtidsbevaring av data, betyr det ikke at man har hatt systemer for å hente UT informasjon når dette blir nødvendig.

Den nye innsynsmodulen fra Arkiv i Nordland gjør det derfor mulig for saksbehandlere å få tilgang til en versjon av det langtidslagrede materialet. Kommunene slipper dermed å beholde lisenser for systemer som ikke lenger brukes. På denne måten kan innsynsforespørsler behandles raskt og enkelt, samtidig som sikkerhet og personvern blir ivaretatt.  

Med den nye innsynsløsningen kan våre saksbehandlere enkelt finne fram mapper fra avsluttede fagsystemer. Sigrid Solheim/AiN