Om KOAN

Kommunalt oppgavefellesskap Arkiv i Nordland (KOAN) er kommunenes arkivinstitusjon organisert etter §19.1 i kommuneloven om interkommunalt samarbeid. KOAN er etablert med egne vedtekter, styre og representantskap, samt eget budsjett og regnskap. 

KOANs medlemmer får hjelp med:

• Arkivdanning i kommunene (organisering, ansvar etc.)
• Arkivfaglige spørsmål
• Arkivfaglige kurs og opplæring
• Arkivplan / Internkontroll
• Elektroniske uttrekk
• Langtidsbevaring av dokumenter:
  • Ordning av papirbaserte dokumenter
  • Forsvarlig oppbevaring
  • Betjening etter gjeldende lovverk
  • Frigjøre plass brukt til arkivoppbevaring
  • Forenkle kommunens arbeid med innsynshenvendelser
  • Forenkle kommunal saksbehandling

KOAN kommer på besøk til medlemmene

KOAN skal i løpet av en 4-5-årsperiode besøke samtlige medlemmer. Besøket er gratis. Besøkene skal være til gjensidig informasjon og en mulighet for kommunene til å ta opp arkivfaglige problemstillinger. Besøket vil vare en arbeidsdag, men kan forlenges ved behov. Vi kontakter kommunene på forhånd, for å avtale både problemstillinger og datoer for besøk.

Eksempler på problemstillinger ved besøkene

• journalsystem
• registreringsrutiner
• saksbehandlingsrutiner
• lokaler
• uttrekk
• mediekonvertering (digitalisering)
• avlevering
• arkivplan
• bevaring- og kassasjon eller annet.

Medlemmer av KOAN

Alle kommunene i Nordland er medlemmer i KOAN. Gjennom medlemskapet får disse kommunene hjelp til å håndtere kravene i arkivloven, offentleglova, forvaltningsloven, Personvernforordningen (GDPR) og andre lover som berører dokumentforvaltningen.

Oversikt over medlemmer av KOAN

Styremedlemmer 2024-2026