I Norge er det rundt 150 bevaringsinstiusjoner som har historisk arkivmateriale. Dette kan være museer, biblioteker, dokumentasjonssentre - eller arkivinstitusjoner. Arkiv i Nordland hører til i den siste kategorien.
En viktig forskjell på å finne informasjon i et arkiv sammenlignet med et bibliotek, er at mens du kan finne de samme bøkene på biblioteker i både Bodø, Bergen og Bø, er det du finner i et arkiv som regel den eneste kopien. Arkiv i Tromsø og Trondheim vil ikke ha den samme informasjonen.
Når du skal finne kilder til artikkelen eller oppgaven din, kan det derfor være lurt å først finne ut hvilke institusjoner som kan ha arkiv du vil få bruk for.
For å finne ut av dette, kan det være lurt å stille seg disse spørsmålene:
- Hvem kan ha funnet på å skape arkiv om det jeg er interessert i?
Leter du om informasjon om en spesifikk historisk person? Kanskje har vedkommende skapt noe som har havnet i arkivet? Har noen nær dem - slekt, ektefelle, kolleger, venner - skapt arkiv? Finnes det arkiv fra bedrifter de har jobbet i, eller organisasjoner de var medlemmer av?
- Har temaet en geografisk avgrensning?
Hos Arkiv i Nordland har vi for det meste arkiv som ble skapt i, eller handler om Nordland fylke. Hos Arkiv Troms har de arkiv om Troms, Oslo Byarkiv har arkiv med tilknytting til Oslo. Det kan også være lurt å undersøke hva lokale museer, biblioteker eller historielag kan ha av arkiv. Det finnes også arkiv etter staten og alle kommuner og fylkeskommuner, hvor kan man kan finne informasjon om mye forskjellig fra et lokalmiljø.
- Hvilken tidsperiode ser du på?
Noen arkiv er store, og strekker seg over en lang periode. Det kan være lettere å finne fram om du vet hvilken periode man skal lete i. I Norge vil det meste av arkivmateriale fra før 1537 oppbevares hos Nasjonalarkivet, mens nyere dokumenter kan finnes hos arkiver som Arkiv i Nordland, museer, historielag, osv.
Dersom arkivet du leter etter ble skapt av myndighetene - staten, fylkeskommunen eller kommunen - finnes det regler som avgjør hvor arkivet blir oppbevart. Arkiv skapt av staten Norge sin sentraladministrasjon (departementer, direktorater og Høyesterett) oppbevares hos Nasjonalarkivet. Arkiv etter regionale og lokale statlige institusjoner oppbevares hos det som tidligere het Statarkivene (nå lokalavdelinger under Nasjonalarkivet). Kommunene og fylkeskommunene eier sine egne arkiv, selv om de i noen tilfeller sender eldre deler av arkivet til oppbevaring hos institusjoner som Arkiv i Nordland.
For den som skal finne riktig sted å lete etter arkiv fra det offentlige, betyr dette du kanksje må sette seg inn i hvordan statsapparatet i Norge fungerer for å finne fram. Du vil ha lettere for å finne ting om du vet om du skal lete i kommunalt, fylkeskommunalt eller statlig materiale.
Arkiv som ikke er skapt av myndighetene kaller vi privatarkiv. Privatarkiv kan være arkiv etter en person, en bedrift, eller en organisasjon.
Mens det finnes strenge regler som sier at arkiv skapt av stat og kommune må tas vare på, har ikke privatarkiv samme beskyttelse. Det betyr at det kan finnes privatarkiv som er nettopp private - altså eid av etterkommere, bedrifter, organisasjoner, og så videre. Før privatarkiver kommer til en institusjon, er det ikke sikkert de har blitt registrert. Det er derfor ikke garantert at private samlinger dukker opp når du søker etter arkiv på Arkivportalen eller Digitalarkivet. Det er heller ingen regler som sier hvilken arkivinstitusjon som skal ta imot slike arkiv dersom noen vil gi det fra seg. Du kan derfor finne privatarkiv hos mange forskjellige arkiver, museer, biblioteker og andre institusjoner.
Det finnes noen institusjoner som spesialiserer seg på arkiv innenfor et tema. Eksempler på dette er Helsearkivet, Skeivt Arkiv, Samisk Arkiv og Arbeiderbevegelsens arkiv og bibliotek. Dersom temaet du vil undersøke passer noen av disse, kan det være lurt å ta kontakt med dem for å be om tips til hvor du kan lete videre. For å finne riktig institusjon å spørre om hjelp, kan det være lurt å tenke over ting som geografi, eller hvilket felt institusjonen driver forskning på eller arbeider med. Mange vil også ha guider og veiledninger på nettsidene sine.