Avlevering papirarkiv

Hva skal avleveres?

Arkiv kan avleveres til Arkiv i Nordland når det er ute av administrativt bruk, dette skjer som regel etter 25 til 30 år. Arkiv etter organ som er nedlagt eller avviklet kan avleveres straks etter avvikling. Personregister avleveres 10 år etter at det har utgått fra aktiv bruk.

Typiske kommunale arkivskaperer er:

• Formannskap
• Teknisk etat
• Helse og omsorg
• Skole
• Barnevern

I tillegg finnes det mange kommunale nemnder, komiteer og utvalg

Personregister

Dersom kommunen ønsker å avlevere personregister (klientmapper, elevmapper m.v) finnes det en egen veiledning for dette: Veiledning for avlevering av papirbasert personregister. Dersom kommunen ønsker at Arkiv i Nordland skal katalogisere og listeføre personregisteret, kan vi gjøre det mot betaling. 

Avleveringsliste

​Arkiv som skal avleveres må ha en avleveringsliste. Denne listen må på forhånd sendes og godkjennes av Arkiv i Nordland.

Avleveringslisten skal inneholde oversikt over alle arkivstykkene som avleveres. Det er en fordel om listene også legges ved i flytteeskene som skal sendes.

Mal for avleveringsliste (DOC, 99 kB) 

Avleveringsliste (eksempel)

Arkivskaper: Bodø kommune, Overformynderi

Avlevert av: Bodø kommune

Totalt omfang på avlevering: 1,8 hyllemeter

Ansvarlig for avleveringen: Jens Jenssen

Mottatt av: Arkiv i Nordland Dato: 25.02.2018

Administrasjonshistorie

​Legg ved historikk til de avleverte nemnder, institusjoner, skoler og så videre. Eksempel på slik historikk kan være sammenslåinger, navneendringer, start- og sluttår, og andre viktige momenter i arkivskapers historie. Denne historikken er verdifull i ordningsarbeidet, og kan hjelpe oss med å sette arkivet i en historisk kontekst.

Grovsortering

Før arkivet pakkes og avleveres Arkiv i Nordland skal det grovsorteres. Det vil si at arkivskaperene skal holdes samlet. For eksempel sorteres formannskap, skole, teknisk etat og Helsesøstertjenesten hver for seg, og merkes tydelig.

Sorterte arkiv

Når hvert arkiv er samlet bør tilhørende arkivserier sorteres. Det vil si at regnskap, sakarkiv, møtebøker, foto, tegninger osv sorteres og pakkes samlet.

Sorterte arkivserier

Pakking og emballasje

Arkivbokser og protokoller skal pakkes i hensiktsmessig emballasje. Vi anbefaler flytteesker av papp. Arkivstykkene skal pakkes i riktig rekkefølge i forhold til avleveringslisten.

Pakk i omvendt rekkefølge

Det er en fordel om større arkiv pakkes i omvendt rekkefølge, altså at det som skal først i hylla ligger øverst, slik at det lettere kan settes opp i riktig rekkefølge hos oss.

Pakking arkiv

Pakking på pall

Arkivbokser: merking og egenskaper

Arkivboksene som brukes bør være syrefrie, men vi tar også imot syrenøytrale bokser. Arkivboksene må merkes tydelig med arkivskaper, arkivtype og årstall.
Vi ønsker at kommunene bruker arkivbokser som ikke er bredere enn 10 cm.
Hvis arkivet har en arkivnøkkel er det viktig at denne legges ved. 

Merking arkivbokser

Arkivmateriale som ikke passer i arkivbokser 

Arkivmateriale som ikke kan legges i vanlige arkivbokser – for eksempel kart, tegninger og foto, skal pakkes inn på annen hensiktsmessig måte.

Ta gjerne kontakt med Arkiv i Nordland for veiledning.

Mugg og skadedyr

Dersom materialet inneholder mugg, sopp eller skadedyr, ta kontakt med Arkiv i Nordland for vurdering. Rent generelt ønsker Arkiv i Nordland ikke å motta materiale infisert med mugg, sopp eller skadedyr.

Hvis Arkiv i Nordland oppdager infisert materiale etter avlevering, kan det bety ekstra utgifter for arkivskaperen/senderen. 

Mer informasjon om mugg, sopp og skadedyr.

Forsendelse og kvittering

Når arkivet er ferdig pakket ordner kommunen med transport. Når vi har mottatt arkivet skal det kontrolleres og kommunen vil få en kvittering tilsendt. Det er viktig at Arkiv i Nordland kontaktes før avlevering og når det er klart til forsendelse.

Ta kontakt dersom dere har spørsmål.