Veiledning for avlevering papirbasert personregister

Beskrivelse av hvordan arkivmateriale med personregister avleveres til depot hos Arkiv i Nordland. Denne erstatter alle gamle instrukser i papirform.

Arkivskuff med skillekort for ulike bokstaver. Brukes ofte til personmapper. - Klikk for stort bildeRyddig arkivskuff med skillekort.   

1. Innledning

Denne veiledningen gir en beskrivelse av de viktigste elementene i forhold til avlevering av personregister til depot. Den gir eksempler på hva som kan avleveres og når. Veiledningen går konkret inn på hvordan materialet skal ordnes, listeføres, pakkes og merkes.

Sensitivt personregister er rettighetsdokumentasjon som det er viktig å behandle og oppbevare korrekt. Kommunene har plikt til å bevare dette materialet. Ved å avlevere personregister til Arkiv i Nordland kan arkivskaper være trygg på at arkivmaterialet blir tatt vare på. Arkiv i Nordland betjener også arkivet og gir de som har krav på det innsyn.

Ta kontakt med Arkiv i Nordland hvis materialet som skal avleveres inneholder skadedyr eller har vært utsatt for mugg. Egne retningslinjer gjelder for slikt materiale.

Dersom arkivskaper ikke har anledning til å ordne og listeføre personregisteret selv, kan Arkiv i Nordland gjøre det etter avtale og mot betaling. Prislister for ordning og listeføring.

Hvilke arkiv skal avleveres?

Eksempler på personregister (brukermapper) som kan avleveres til Arkiv i Nordland (AiN):

  • klientarkiv etter sosialtjenesteloven
  • pleie og omsorgsarkiv etter sosialtjenesteloven
  • klientarkiv etter barnevernsloven
  • elevarkiv i grunnskolen/videregående skole
  • klientarkiv ved PPT-kontor
  • klientarkiv fra flyktning- eller asylmottak

I tillegg kan pasientjournaler fra den kommunale helsetjenesten, helsekort fra skoletjenesten/ helsesøstertjenesten og andre arkiv som er opprettet etter kommunehelsetjenesteloven leveres.

Private bedrifter og foretak kan også ha personregistermateriale, som f.eks fra bedriftshelsetjenester. Disse kan avleveres til Arkiv i Nordland. Private virksomheter har ikke avleveringsplikt til depot etter arkivloven, men kan ha plikt til avlevering til Norsk helsearkiv m.v.

Når skal arkivene avleveres/deponeres?

Personregister som ikke lenger er i administrativt bruk kan avleveres til Arkiv i Nordland etter 10 år. Personregister kan avleveres på et tidligere tidspunkt etter avtale.

2. Avlevering av personregister

Forberedelse og gjennomføring av avlevering

Før virksomheten avleverer personregister skal det gis forhåndsmelding. Denne skal inneholde informasjon om arkivets innhold og størrelse (antall hyllemeter). Arkivmaterialet skal være ordnet og listeført før avlevering.

Proveniens

Arkivmaterialet ordnes etter opphav/proveniens. Det betyr at den opprinnelige orden bevares. Arkivskapere holdes adskilt, og arkivet må ikke ordnes på ny måte i etterkant. Ulike skoler regnes som ulike arkivskapere. 

Illustrasjon som viser sortering av eksempler på kommunale arkivskapere: Skolestyre, formannskap, teknisk etat og lignende. - Klikk for stort bildeUlike kommunale arkivskapere.  

Arkivbegrensning

Før avlevering skal materialet arkivbegrenses i samsvar med «Forskrift om offentlege arkiv. Kapittel II Arkivprosesser, §14 Arkivavgrensing».

Arkivbegrensing består i å kaste doble kopier, unødvendige kladder/notater/postit-lapper, timelister og lignende. Vær oppmerksom på at arkivbegrenset materiale skal makuleres hvis det er personsensitivt. Binders og plastomslag fjernes fra arkivmaterialet.   

Personregister

Arkiv i Nordland har en database til registrering og gjenfinning av personer ved henvendelser. Noen mapper skal inn i denne databasen og må finordnes. Andre mapper skal ikke i databasen og kan kun grovordnes. Grovordnet materiale trenger ikke elektronisk registrering av mappene. Ved finordning skal det  lages en elektronisk oversikt over hvilke personer som har en mappe.

Personregister som skal grov-ordnes:

  • Personalmapper
  • Pasientjournaler/morsmapper
  • Kartotek
  • Skjermbilder (Helseråd/ Tuberkulosearkiv)
  • Bedriftshelsetjenester
  • Søknader til Husbanken/ Bostøttekontoret
  • Overformynderi
  • Vergeråd
  • Bidragsfogden
  • Mapper fra helsestasjon

Ordne disse mappene ved å ta bort binders, plastomslag, post it-lapper og bilag.
Serien ordnes alfabetisk eller kronologisk etter fødselsdato/mnd eller dødsår. 
Hvis det finnes en innholdsliste så legg den fremst i hver boks, men dette er ikke pålagt.
Arkivet skal ha godkjente mappeomslag og arkivbokser uten etiketter. Boksene skal være 95 mm, syrefrie eller syrenøytrale og uten stifter og hull.

Arkivboksene merkes med blyant med kommunenavn, arkivskaper, innhold og årstall. 

Personregister som skal fin-ordnes: 

  • Barnehagemapper
  • Elevmapper
  • PPT-mapper
  • Barnevernsmapper
  • Flyktningemapper
  • Klientmapper fra sosialkontor/rus og psykiatri
  • Helsekort fra helsesøstertjenesten

Ordne disse mappene ved å ta bort binders, plastomslag, post it-lapper, bilag. Hver mappe skal listeføres elektronisk i et regneark. Bruk vår Mal for liste i excel-format  (XLSX, 13 kB)

Arkivboksene skal ha eget nummer. Første arkivboks med personregister får nr. 1. Nummerér fortløpende til siste arkivboks har fått eget nummer. Navnet på excelarket (boksnr) skal samsvare med den fysiske arkivboksen.

Det skal avleveres kun 1 excelfil fra hver avlevering. (Med mindre det avleveres fra flere skoler eller avdelinger samtidig fra en kommune samtidig).

Excel-filen blir brukt på Arkiv i Nordland til å bygge en database. Databasen gjør det enklere å finne mappene til en bestemt person. Excel-filene må ha kolonnene i den rekkefølgen vi har satt opp i malen.

Ta kontakt med Arkiv i Nordland for informasjon om hvordan excel-filen kan sendes på en trygg måte.

Forklaring på kolonnene i excel-malen

  • A - kommune (Kommune som eier arkivet)
  • B - kommunenr (kommunenummer)
  • C - Arkivskaper (Arkivskaper/avdeling)
  • D - Fødselsdato (ddmmyyyy (f.eks 01031974)
  • E - Personnummer (personnummer (5 siffer))
  • F - Etternavn 
  • G - Fornavn
  • H - Mellomnavn
  • I - Antall mapper (Antall mapper på person. En person kan ha flere mapper i enboks)
  • J - Boks (Nummer på arkivboks mappen ligger i)
  • K - Mappetype (Bruk en av bokstavkodene listet under)
    • TT = Tom mappe
    • B = Barnevern
    • E = Elev
    • F = Flyktning
    • J = Pasient/jornal/helsekort
    • K = Klient
    • P = Personal
    • PPT = Pedagogisk psykologisk tjeneste (PPT)
    • BHG = Barnehage
  • L - Mors (Morsdato/dato for dødsfall)
  • M - Deler mappe med (Når personer deler mappe)
  • N - Notat (For annen informasjon, f.eks journalnummer, alternative navn (aka), statsborgerskap (hvis personen ikke er norsk) m.m.)

Personnummer

Norske personnummer har fem siffer og inneholder kontrollsiffer. Andre nasjonaliteter føres i "Notat-feltet." Dersom man ikke finner personnummer lar man det stå tomt.

"Deler mappe med"

En person kan «dele» mappe med en annen (ofte familiemapper). Feltet «deler mappe med» angir hvilken personmappe dette gjelder. Hvis flere personer har dokumenter i mappa, skal de også ha egen registrering i skjemaet.

Pakking og merking av materialet

Mappene legges i godkjente arkivbokser som merkes.
Bokser kan bestilles fra arkivprodukter.no

Følgende informasjon påføres boksen: (Eksempel:)

  • Arkivskapers navn (Meløy kommune. Engavågen legekontor)
  • Arkivstykkets innhold (Klientmapper - fødselsdato)
  • Tidsrom materialet omfatter (1900-1938)
  • Arkivstykkets nummer (Boks nr. 1)

Arkiv i Nordland katalogiserer materialet og setter på nye etiketter etter mottak. Det skal av den grunn kun skrives med blyant på boksene. NB! Personnavn og fødselsdato skal ikke skrives på boksene.

I arkivboksen skal det ligge en liste over personene som har mappe i boksen. Det skal altså ligge en innholdsliste i hver enkelt arkivboks, i tillegg til en samlet oversikt (personregisterliste). Arkivmaterialet må pakkes slik at det ikke blir skadet under transport. Det pakkes i samme rekkefølge som det har på avleveringslisten.

Arkivboksene merkes tydelig med arkivskaper, arkivtype og årstall. - Klikk for stort bildeArkivboksene må merkes godt slik at de blir lette å identifisere.  

Avleveringsliste

Avleveringslisten skal inneholde informasjon om hvilke bokser og flytte-esker som er pakket i forsendelsen. Denne avleveringslisten viser til innhold og omfang på arkivet, samt antall arkivbokser eller flytteesker som avleveres. Ytterårene (periode) skal også føres på. Mal for avleveringsliste (DOC, 99 kB)

Listen skal sendes Arkiv i Nordland for godkjenning før materialet sendes inn.

Avtal dato for forsendelsen før den sendes inn.

3. Emballasje

Arkiv i Nordland anbefaler syrefrie arkivbokser, uten lim eller stifter, da disse beskytter arkivmaterialet best. Arkivboksene skal ikke være bredere enn 95 mm . Boksene skal helst ha tungetrekk, slik at de blir enkle å ta ut av hylla. Arkivboksene skal tilfredstille de internasjonale kravene til langtidsoppbevaring av papir.

"Pappen skal vere laga av bufra alfacellulose-pulp med bufferkapasitet mellom 2-3%, naturleg kalsiumkarbonat i samsvar med standardene ISO 9706:1994 og ISO 16245:2009. Eska må i tillegg vere PAT-sertifisert (Photograph Activity Test)". (Fra Arkivverket.no)

Pakking

Arkivbokser og protokoller skal pakkes i hensiktsmessig emballasje. Vi anbefaler flytteesker av papp. Arkivstykkene skal pakkes i riktig rekkefølge i forhold til avleveringslisten. Det er en fordel om større arkiv pakkes i omvendt rekkefølge, altså at det som skal først i hylla ligger øverst, slik at det lettere kan settes opp i riktig rekkefølge hos oss.

Illustrasjonen viser rekkefølgen arkivbokser legges ned i flytte-esker for å forenkle oppstillingen av boksene ved ankomst. Boks nr 1 ligger øverst i eska. - Klikk for stort bildePakking arkiv 

Mottak ved Arkiv i Nordland

Dersom virksomheten sender arkivet med transportbyrå eller andre, må disse kontakte Arkiv i Nordland før ankomst. Arkivmaterialet må aldri stå ubeskyttet og ubevoktet. 

Orienter Arkiv i Nordland på forhånd hvis materialet skal innom fryselager før ankomst og mottak.

Virksomheten vil motta en kvittering for avlevert materiale. Arkiv i Nordland gjør en kvalitetskontroll av avlevert arkivmaterialet og registrerer avvik. Hvis virksomheten ønsker det, kan korrigert personregisterliste ettersendes.